El 90% de las empresas que adjudicaron una licitación fueron aquellas que presentaron ofertas sin ninguna observación. ¿Cómo lograr una postulación ganadora para caer en el foro inverso?
Cuando te aventuras en un negocio con el Estado, es importante considerar cada una de sus etapas. Desde su publicación en Mercado Público hasta la emisión de los últimos documentos después de la adjudicación. Todo lo que conlleva la postulación de un negocio es importante, porque cada pequeño detalle es crucial para asegurar el éxito de tu propuesta.
Entregar una oferta que cumpla con todos los requisitos formales, efectivamente, tiene más posibilidades de lograr una adjudicación con el solo hecho de haber presentado todos los antecedentes. El 90% de las licitaciones adjudicadas este año fueron aquellas que no tuvieron ninguna observación en instancias posteriores al cierre, como el Foro Inverso. De hecho, de las postulaciones que sí recibieron preguntas, solo el 12% logró adjudicar el contrato.
¿Cuáles son las claves para no caer en el foro inverso? ¿Qué elementos son fundamentales al momento de levantar una oferta y tener mayores chances de llegar a buen puerto?
¿Que es el foro inverso?
Luego de cerrado un proceso de compra, existen varios eventos importantes antes de la adjudicación de un contrato público. Entre los más relevantes, se encuentra la apertura técnica y el foro inverso. En esta última instancia, conocida también como “aclaración de la oferta”, es el comprador quien realiza las preguntas y observaciones en relación a la oferta que presentó el proveedor.
En otras palabras, cuando te realizan preguntas en el foro inverso es porque algo de tu oferta necesita ser rectificado o corregido. Por eso, es esencial que puedas atender a las consultas para que puedas corregir alguna incoherencia que detectó el comprador.
Pero recibir observaciones en foro inverso no sale gratis. Mabel Contreras, experta en contrataciones públicas, nos comenta que existe un pequeño castigo cuando tu postulación necesita ser corregida en este tipo de instancias.
“Debes tener en cuenta que si falta información y la tienen que preguntar en el foro, es posible que te quiten el puntaje asociado a requisitos formales. Este corresponde, generalmente, a un 5% en casi todas las contrataciones. Es un monto menor, pero puede ser determinante a la hora de evaluar tu propuesta en comparación a las demás. Para evitar esto, tienes que respaldar tu oferta con todos los documentos necesarios”, señala.
Las cifras
La relevancia recibir -o no- preguntas y observaciones en el foro inverso queda demostrada en los datos que podemos extraer desde el sistema. De lo que va del 2023, son 81,75 mil las licitaciones que se encuentran en un estado distinto al publicado, es decir, que al menos han cerrado el recibimiento de ofertas. Y de este total, 13,41 mil postulaciones han recibido preguntas de parte de los compradores.
Por otro lado, cerca de 28,2 mil veces se le ha solicitado alguna corrección o se han realizado preguntas a algún proveedor de Mercado Público, donde, en promedio, se realizan cerca de 3 preguntas por licitación.
Trasladando este análisis hacia el lado de la adjudicación, se registra que se han adjudicado 57,9 mil licitaciones en el primer semestre de este año y un total de 80,33 mil líneas o ítems. De esta cifra, solo 7.292 postulaciones que han recibido alguna observación en foro inverso ha logrado cerrar un contrato. Es decir, solo el 12,59% de las postulaciones que han recibido alguna observación ha logrado terminar con éxito un proceso de contratación pública.
El 90% de las ofertas a licitaciones adjudicadas, son aquellas que no han recibido ninguna observación durante el foro inverso. Es decir, postulaciones que han entregado toda la información necesaria, de forma clara y cumpliendo con toda la formalidad requerida. Esto vuelve a confirmar que una oferta bien construía tiene muchas más posibilidades de llegar a puerto y lograr la adjudicación del contrato.
¿Cómo saber si tengo preguntas en foro inverso?
Parte considerable de las ofertas que reciben observaciones en el foro inverso son desestimadas porque el proveedor no entregó la información solicitada. Este es un error bastante común y que requiere de bastante atención para no entregar una respuesta tardía a lo que se está pidiendo.
Esta fue una de las razones para trabajar en una nueva funcionalidad de LicitaLAB. Hace unas semanas, habilitamos un nuevo módulo de notificaciones personalizadas con el fin de mantener actualizados a nuestros clientes a cualquier hora del día. Ellos pueden escoger por qué canal recibir las actualizaciones, donde pueden priorizar el que más usan. Nosotros entregamos la opción de recibir notificaciones vía correo o por la aplicación de mensajería, Whatsapp.
De esta forma, nos preocupamos de cubrir cada una de las fases que involucra una postulación a un negocio público. Abarcando gran parte del rango de acción, podemos ayudar a una optimización completa de las ventas que realizan nuestros clientes al Estado.
Consejos para no caer en el Foro Inverso
Bajo la premisa que para evitar recibir preguntas u observaciones en el foro inverso tienes que presentar una excelente oferta; la tarea es identificar cuáles son los puntos débiles más frecuentes de tus postulaciones. De ahí en adelante, la labor de levantar postulaciones se hace mucho más sencilla.
Para construir una oferta perfecta, te podemos ofrecer un par de consejos que te serán de ayuda:
- Identificación oportuna de oportunidades de negocio. Lograr llegar a ellas a tiempo permite poder preparar todo lo necesario y cumplir con los plazos establecidos dentro de un proceso de compra pública.
- Tener referencias de licitaciones anteriores. Usar la data de procesos similares al que se está postulando es un excelente material para estudiar a posibles competidores, cómo ofertaron y a qué precio compró el organismo solicitante.
- Siempre realizar revisiones cruzadas. Es importante contar con alguien de tu equipo de trabajo que pueda revisar la documentación para poder identificar cualquier error, inconsistencia o firma que falte, para que la oferta se presente de la forma más completa posible.
- Preparar los anexos con tiempo. No hay que dejar a última hora la tramitación de garantías, patentes u otros documentos que puedan solicitar. Cada trámite tiene su tiempo y realizarlos de último momento puede poner en riesgo tu postulación.
- Arma tu propia calculadora de puntajes. Teniendo en cuenta cuáles son los puntos que llevarán mayor puntaje en los negocios que estés preparando, podrás ver cuáles son tus fortalezas y cómo cubrir aquellas partes donde podrías tener mejor evaluación. Esto lo puedes en planillas o dónde sea más cómodo para ti.
Con estos tips puedes acercarte a la creación de una oferta perfecta. Si quieres escuchar más sobre cómo lograr mayor éxito en las compras públicas, en el último capítulo de nuestro podcast te dejamos algunos consejos más:
