Carta Gantt, Kanban o Scrum. Así como avanza la tecnología para optimizar procesos productivos, también surgen nuevas formas de organizar los flujos de trabajo dentro de cada equipo.
Organizar el trabajo en equipo. Una tarea que suele ser complicada considerando los diferentes ritmos y labores de cada integrante de tu entorno laboral. Pero una misión que, encontrando el modelo ideal, logra tener excelentes resultados en la productividad de tu empresa. Hoy existen muchas metodologías de trabajo que se adaptan a las exigencias de cualquier espacio de trabajo, considerando las diferentes dinámicas a las que nos enfrentamos en la actualidad.
Hace unos años, la posibilidad del teletrabajo era casi un sueño de pocos. Tras la pandemia, y gracias a los avances de la tecnología, esta modalidad pudo ser accesible en varios sectores que hoy gozan de los beneficios de trabajar desde la casa: mayor tiempo con la familia, más flexibilidad con los horarios y ahorro del tiempo de traslado hacia los espacios de trabajo.
Así es como muchas empresas se han visto en la necesidad de buscar nuevas formas de organizar sus flujos de trabajo para lograr mejores resultados. Por suerte, y gracias a estos mismos avances que nos regala la tecnología, se han masificado varios métodos que ofrecen adaptabilidad, flexibilidad y seguimiento de los procesos que van ocurriendo dentro de un equipo de trabajo. ¿Cuáles son los más conocidos hasta el momento?
Aprendiendo sobre metodologías ágiles
Para aprender un poco más sobre nuevos modelos de trabajo, es necesario saber que muchos de ellos parten de la base de la metodología ágil. La metodología ágil (o agile) se usa habitualmente en el desarrollo de software y proyectos de alto rendimiento. Se define como un conjunto de técnicas aplicadas en ciclos de trabajo cortos, optimizando el control y avance en cada etapa del proyecto.
Aparece en el año 2001 creada por un grupo de programadores de TI, a través del “Manifiesto por el desarrollo ágil de software”, donde se propone entregar valor al cliente de forma más rápida. Sus principales beneficios dentro de las dinámicas, se observan en la optimización del flujo de trabajo, el aumento de la productividad y la mayor satisfacción del cliente.
Pese a que el enfoque de esta metodología está ligada al mundo de la informática, sus virtudes son tan efectivas que pueden ser amoldables para cualquier rubro que necesite mejor organización. Y sobre todo si estamos inmersos en mundos tan caóticos como las ventas públicas, manejar un esquema que permita un buen ritmo de trabajo es esencial para lograr buenos resultados.
Tipos de metodologías ágiles
En la actualidad, existen muchos modelos de metodologías ágiles. Scrum, Kanban, Lean, entre otros, surgen desde el origen: el mundo informático. Sin embargo, sus cualidades han hecho que este tipo de formas de trabajo traspasen a otras disciplinas. Acá te contamos un poco más de las más versátiles y que pueden ser muy útiles para aplicar en tu empresa:
Scrum: monitoreo constante
Scrum es una metodología de gestión de proyectos que da estructura a la gestión del trabajo en equipo. Es uno de los modelos más conocidos y se basa, principalmente, en cliclos de trabajos iterativos llamados “sprints”. En cada sprint, el equipo se enfoca en completar un conjunto de tareas, a las que se le asigna un responsable y su prioridad de acción. Y cada ciclo dura entre 2 a 4 semanas de trabajo.
Para ir monitoreando el nivel de avance, se organizan pequeñas reuniones diarias donde se comparten actualizaciones, identifican problemas y se coordinan esfuerzos para lograr cumplir con la meta de cada sprint.
Aunque su uso es muy frecuente para el desarrollo de software, su dinámica es tan flexible que permite ser adaptada a cualquier tipo de trabajo. Por lo mismo, Scrum se ha vuelto de las metodologías más populares porque permite una mayor comunicación entre los integrantes del equipo de trabajo, buscando solución temprana a cualquier problema que pueda surgir en el proceso productivo.
Kanban: tableros por avance
Otra metodología que surge desde el mundo del software es Kanban. Al igual que Scrum, este modelo de trabajo tiene como característica principal la comunicación instantánea y la visualización del flujo de trabajo a través de tableros visuales.
Destacando por su potencia visual, Kanban facilita la visualización del nivel de avance de las tareas de cada proyecto. Sus componentes son tableros que llevan tarjetas que representan las tareas a realizar. Cada tablero representa una etapa del proceso, como “por hacer”, “en progreso” y “finalizado”. Cuando se cumple una tarea, la tarjeta se mueve hacia la pizarra que le corresponde. Así es mucho más fácil saber cuáles son los pendientes y qué cosas están listas para su implementación.
El objetivo principal de este método es eliminar la sobrecarga del trabajo en progreso, otorgando prioridades a cada tarea para maximizar el flujo constante del trabajo. Existen herramientas como Trello y plantillas de Notion que hacen mucho más fácil la aplicación de este tipo de planificación.
Estas son las principales y más utilizadas metodologías ágiles en los equipos de trabajo. Lo esencial para su aplicación es la capacidad que tenga tu equipo para adaptarse a ellas. Y lo mejor de todo es que estas fórmulas funcionan muy bien en situaciones como las postulaciones a ventas con el Estado.
El trabajo en equipo bien organizado y monitoreado es fundamental para obtener buenos resultados. Una vez se logra agarrar el ritmo, los beneficios tanto en comunicación como productividad comenzarán a aparecer sin que te des cuenta.
