Si tu principal fuente de negocios está en Mercado Público, existen varios documentos que tienes que tener en cuenta para ser un proveedor 5 estrellas.
Cuando te conviertes en proveedor del Estado, es casi seguro que te has preguntado qué tan necesario es leer toda la documentación existente. Los cerca de 900 organismos que se rigen bajo la Ley de Compras están obligados a transparentar todos sus procesos y dejar, por escrito, cada uno de sus gastos a lo largo del año.
Y es que cada paso que se da dentro de un proceso de compra debe cumplir, por principios de probidad y transparencia, con una serie de normativas que hacen que el sistema funcione correctamente. Y es responsabilidad de cada parte mantenerse informado y actualizado con todas las novedades y reformas.
Plan anual de compras, manuales de procedimientos, bases de licitaciones, entre otros. Son muchos los documentos vigentes que necesitas tener siempre en cuenta para enfrentarte a cualquier tipo de licitación pública. En ellos encontrarás todos los elementos básicos que te permitirán hacer valer tus derechos como proveedor y estar en conocimiento de tus marcos de acción.
Entonces sí, si quieres estar al tanto de lo principal para moverte con soltura dentro de Mercado Público, es necesario que vayas leyendo toda la bibliografía existente y consultar a ella en cada movimiento.
Bibliografía obligatoria
Para asegurar que el sistema de compras públicas del Estado funcione correctamente, se estableció la creación de diferentes documentos que sirven para definir y encausar los distintos tipos de procedimientos. Todo esto considerando la enorme cantidad de actores, la gran cantidad de información y trámites burocráticos implicados en cada transacción.
Como sabemos que el tiempo es lo menos disponible para leer toda la documentación existente, acá te dejamos “los manuales de usuario” fundamentales para cada proveedor público:
Ley de Compras N°19.886
La Ley de bases sobre contratos administrativos de suministro y prestación de servicios, o como se le conoce de forma común, la Ley de Compras, es la biblia del comprador y proveedor público. Esta normativa establece las bases para cada proceso de compra, definiendo el rol de cada parte, los caminos a seguir según cada adquisición y todo lo relacionado a la contratación de servicios para el correcto funcionamiento de la administración pública.
Este documento establece los asuntos más generales sobre las contrataciones que realiza el Estado. Acá encontrarás todas las referencias que serán útiles en caso de enfrentar alguna irregularidad en alguna licitación.
Bases de licitación
Otra de las biblias para cada proceso de compra/venta pública son las bases de la licitación. En conformidad con la Ley, este documento es el que define todas las condiciones de un proceso de contratación en específico. Es elaborado por cada organismo comprador, donde plasma las especificaciones del requerimiento, los plazos de entrega y fechas de consulta, las garantías a presentar y cada hito importante de la compra.
Este es, por sobre todo, el documento que siempre tienes que leer en cada nueva oportunidad de negocio. La base de cada licitación es el mapa que te indicará cada acción que debes seguir, ya sea desde aspectos logísticos (stock, distribución, inversión) hasta procedimientos burocráticos. Apegarte a las bases eleva toda tus posibilidades de tener éxito en la presentación de tu oferta.
Manuales de procedimientos
Ya sea por la categoría de los organismos o por la envergadura de cada comprador, las oficinas públicas tienen distintos tipos de funcionamientos. Conocer las dinámicas de tu posible cliente puede ser crucial al momento de levantar la oferta a una compra pública. Dentro de la bibliografía pública, existen los Manuales de Procedimientos. Cada organismo que está bajo la Ley de Compras está obligado a elaborar su propio manual, los que se encuentran disponibles en el portal de Mercado Público.
Si quieres tener mayor detalle sobre cuáles serán los procedimientos por cada gran licitación o cómo se realizan los pagos a los proveedores; el manual de procedimientos de tu cliente es dónde podrás encontrar información general sobre las burocracias internas de cada organismo.
Plan Anual de Compras
Bajo la misma línea estratégica, otro documento público que te puede ayudar a conocer a tu cliente es el Plan Anual de Compras. En enero de cada año, todas las instituciones públicas están obligadas a presentar su planificación de compras y gastos del año. Con este papel, donde se indica, a grandes rasgos, los diferentes requerimientos con fechas, cantidad y montos estimados, es posible identificar los hitos importantes de los siguientes meses.
Revisar el PAC de tus clientes en potencia podrá ayudarte a planificar y preparar el stock con anticipación. Incluso, si ya tienes mayor experiencia en el mercado, tener preparadas con tiempo las ofertas para aquellas grandes compras que se realizarán en los meses ya identificados.
Reportes comerciales
Con toda la información pública existente, es mucho más fácil tener un panorama sobre el funcionamiento de cada organismo público y sus procedimientos de compra. Para sacar mayor provecho de todos estos datos, contrasta esta información pública con diferentes reportes comerciales para profundizar en detalles que aportarán valor a cada una de tus propuestas.
En LicitaLAB contamos con diferentes tipos de reportes que pueden amplificar la perspectiva sobre lo que ya entregan las instituciones del Estado. Es posible ver cuánto compran, en qué fechas han hecho sus mayores inversiones y qué tipo de productos son los más solicitados. Y no solo eso: también ver quienes son los principales proveedores y quienes podrían ser tus competidores cercanos.
Ahora que tienes una idea de cómo mapear tus diferentes fuentes de información, será mucho más fácil potenciar el trabajo de la búsqueda y levantamiento de ofertas para tus oportunidades de negocio. Buscar negocios y postular a ellos es una cosa. Hacerlo con una base sólida de información te llevará al éxito más rápido de lo que esperas.
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