Parte de los básicos que debes saber cuando vendes productos en Mercado Público es saber qué es una orden de compra. En este post te explicamos un poco.
Dentro del proceso de una contratación pública, existen varios pasos y documentos que tienes que tener en vista. En esta oportunidad te vamos a explicar de qué se tratan las Órdenes de Compra, un documento que siempre estará presente en tu camino en Mercado Público.
Una orden de compra es un documento electrónico de numeración única, emitido por el comprador a través de Mercado Público. El receptor de este archivo es el proveedor, a quien se solicita la entrega del producto o servicio que determinado organismo desea adquirir. En este documento se desglosan detalles como el precio, cantidad y condiciones para la entrega.
En otras palabras, una orden de compra es algo así compromiso de compra o una oferta de trabajo, donde se establecen todas las condiciones previas a la ejecución de un contrato. El proveedor tiene que aceptar o rechazar el documento. En caso de esto último, se debe justificar el motivo del rechazo ya que, eventualmente, este hecho podría derivar en sanciones por parte del organismo comprador. Un ejemplo de esto es el cobro del documento de Garantía de Seriedad de la Oferta.
¿Cómo leer una orden de compra?
Leer una orden de compra no es tan complejo, pero es muy importante que lo sepas hacer con la atención que requiere. Esto porque te servirá de garantía en caso de cualquier irregularidad durante el proceso de ejecución de tu contrato. Es acá donde se fijan todas las condiciones: precios unitarios, productos o servicios solicitados, plazos de pago, método de despacho, entre otros detalles. Esta es la instancia para rectificar los términos en los que llevarás a cabo la venta pública.
Para poder avanzar en el proceso, es necesario que des por “aceptado” el documento, confirmando todo lo que hay dentro de él. En caso de haber algún error, puedes rechazar la orden, establecer las razones de por qué lo estás haciendo y esperar que éste sea corregido. Acá los organismos públicos podrán solicitar su rechazo, estableciendo este estado como definitivo una vez transcurridas 24 horas desde la solicitud.
Estados de una orden de compra
Además de aceptada o rechazada, existen otros estados de una orden de compra que te ayudarán a saber el avance del proceso. Estos son:
- Enviada a proveedor
- En proceso
- Aceptada
- Solicitud de cancelación
- Recepción conforme
Nomenclatura del código de orden de compra
Otra información que puede ser útil es saber cómo leer el código de una orden de compra. Bajo la misma lógica de los ID de una licitación, el código único que aparece en la parte superior del documento te indicará varias cosas:
Unidad de compra: Los organismos públicos se subdividen en diferentes unidades. En el primer bloque del código de una orden de compra, podrás identificar cuál es el identificador de tu cliente.
Correlativo de compra: En el segundo bloque te dirá cuántas compras ha hecho esta unidad dentro del año en curso.
Modalidad de compra y año en curso: Para el tercer bloque, encontrarás el tipo de orden de compra en el que estás participando, además de indicar el año en el que se está realizando. Las modalidades se pueden identificar con los códigos de la siguiente tabla:
|
ID |
Descripción |
|
SE |
Sin emisión automática |
|
CM |
Convenio Marco |
|
MC |
Microcompra |
|
AG |
Compra Ágil |
|
CC |
Compra Coordinada |
¿Cómo aceptar una orden de compra?
Una vez hayas adjudicado un proceso de compra en Mercado Público, recibirás la orden de compra por parte del organismo comprador. Cada documento debe contener elementos importantes que debes revisar antes de aceptar. Entre los más importantes, debes fijarte que contenga su código único, la fecha, información del comprador y la descripción del bien o servicio a proveer. Además, en algunas oportunidades es necesario que vayan glosas asociadas a la compra. Con estos elementos bien identificados y corregidos, según sea su caso, el documento estará listo para ser aceptado.
Para aceptar una orden de compra, puedes hacerlo directamente en tu cuenta de Mercado Público. En la sección correspondiente, podrás ver todos los documentos listos para ser aprobados. Si necesitas rechazar alguno, tienes que dar la justificación necesaria para poder gestionar una solución.
Por otra parte, existen servicios como el que brindamos en LicitaLAB, donde puedes gestionar, visualizar y aceptar estos documentos al alcance de un clic. De esta forma, puedes concentrar toda tu gestión en un solo lugar, desde el hallazgo de nuevos negocios, hasta la gestión de tus documentos posteriores.
Cabe destacar que las ordenes de compra, al igual que toda la información que hay en Mercado Público, son documentos de uso público. Cualquier persona interesada en un proceso de compra puede acceder a estos archivos, por ende, los organismos no tienen permitido publicar datos personales de menores de edad, aquellos sensibles relativos a la salud o pertenecientes a beneficiarios de programas asistenciales.
Otro detalle que debes saber es que ChileCompra establece que las compras menores a 100 UTM, hoy conocidas como Compras Ágiles, no requerirán la firma de un contrato. La formalización se hará de forma única a través de la emisión y aceptación de la orden de compra. Lo mismo con aquellas licitaciones con montos superiores a esa cifra, pero inferiores a 1000 UTM, en los casos de productos estándar o de simple y objetiva especificación.
Con esta información será mucho más fácil la lectura de una orden de compra. Recuerda cada paso importante para su aceptación y fíjate en cada detalle para evitar cualquier inconveniente al momento de llevar a cabo tu contrato con el Estado.
